10 najpogostejših napak pri upravljanju osebnega časa

Čas je edina konstanta na tem svetu, imamo ga samo 24 ur na dan in te ure moramo čim bolje izkoristiti, da bomo ustrezno zadovoljili vsa naša področja življenja (posel, zdravje, družina, prosti čas, hobiji, šport, …). Žal pa smo večino časa pod pritiskom in živimo z občutkom, da vedno zamujamo. Kje je napaka? Odgovor je: V neprimernem planiranju časa. V nadaljevanju bomo predstavil 10 najpogostejših napak, ki jih delamo, ko upravljamo s svojim časom in namige, kako jih lahko odpravimo in s tem pridobimo dnevno veliko dragocenega časa. Zanimivo je, da se nas večina teh napak sploh ne zaveda, nasprotno, prepričani smo, da smo tako celo bolj učinkoviti.

Napaka št. 1: Ne uporabljajo seznama opravil (To-Do list)

Odsotnost seznama opravil pomeni, da vse naloge, ki jih moramo opraviti, držimo v spominu. Sistem ima najmanj dve slabosti:

1. obremenitev naših možganskih kapacitet z vedno novim osveževanjem seznama opravil
2. prekrivanje spominskih kapacitet, kar nas večkrat pripelje v situacijo pozabil sem, ušlo mi je iz spomina, …

Mnogi pa uporabljajo seznam opravil, vendar pozabijo opravila razvrščati po pomembnosti. Tu se pojavi še naš um, saj nas spodbuja, da raje delamo »lažje stvari« kot pa zahtevne, ki jih raje  odlašamo tako dolgo, dokler nismo pod zelo hudim časovnim pritiskom.

Če delate na obsežnejših projektih ali morate opraviti nalogo, ki bo trajala cel teden, mesec, potem je zelo učinkovito, da si projekt ali nalogo razdrobite na posamezna opravila, ki naj ne bi trajala več kot 1 dan.

Napaka št. 2: Nimamo postavljenih osebnih ciljev

Ali veste, kaj bi radi delali, kakšno bo vaše življenje čez 6 mesecev , čez  1 leto ali 5 let? Če ne veste, potem je čas, da sipostavite osebne cilje in se vprašate, kaj si želim?

Osebni cilji so zelo pomembni, saj nas vodijo skozi življenje po poti, ki jo sami določimo. V nasprotnem primeru pa nas vodi življenje in namera drugih. Cilji nam tudi pomagajo pri odločitvi, zakaj je resnično vredno porabiti naš čas.

Napaka št. 3: Ne postavljamo prioritet

Poskusimo se najprej vživeti v naslednjo situacijo. Za vodstvo podjetja morate pripraviti zahtevno analizo vstopa na tuje trge, na analizi že delate več kot dve uri in ste ravno sredi zahtevnih izračunov, ko nenadoma vstopi v vašo pisarno vaš sodelavec z zelo nujno zadevo, namreč eden od vaših največjih kupcev ni bil zadovoljen z zadnjo pošiljko izdelkov in ne ve, kako bi naj rešil zadevo. Takoj prekinete delo in se začnete skupaj s sodelavcem reševati nastalo situacijo.  V treh urah najdeta ustrezno rešitev, kupec se z njo strinja in vaš sodelavec gre pomirjen ob 15:00 domov, kaj pa vi? Pod pritiskom se lotite analize in jo končno uspete dokončati do večera, ko se ves utrujen odpravite domov.

Postavljanje prioritet je precej zahtevna naloga, saj se vodje, managerji vsakodnevno srečujejo z t.i. nujnimi zadevami, ki jih dobivajo tako od sodelavcev kot tudi od nadrejenih.  Pri nujnih zadevah se je vedno potrebno vprašati: Kolikšna je dodana vrednost, če rešim to nalogo? Ali lahko to naredi kdo drug namesto mene?

Napaka št. 4: Ne-upravljanje z motnjami

Vsakodnevno se srečujemo z motnjami, ki želijo našo pozornost. Ocenjeno je, da zaposleni zgubijo tudi do dve uri na dan, zaradi različnih motenj pri svojem delu. In kaj so te motnje: e-maili, IM (skype, Goole Talk ), sodelavci s kriznimi/nerešljivimi primeri, telefonski pogovori, …

Obstaja več načinov, kako organizirati motnje oz. jih imeti pod kontrolo, kadar naloga potrebuje 100% vašo pozornost.  Tako npr. lahko: zaprete vse e-mail kliente na vseh napravah, telefon daste na tiho in ga pospravite v torbo in potem vrnete vse klice, ko imate za to čas.  Sodelavcem v krizi se je najtežje izogniti, zato najprej vprašajte, če lahko zadeva počaka dve uri, drugače pa dajajte vtis, da se vam mudi in pri tem postavljajte direktna vprašanja, da čim prej pridete do rešitve.

Napaka št. 5: Prelaganje

Vsakdo se je že kdaj zalotil ali znašel v situaciji, da ko moramo narediti nekaj resnično pomembnega, najdemo kup opravil, da nam ni treba delati na tej nalogi. Običajno postanemo lačni, žejni, nujno moramo prebrati novico v časopisu, na koncu pa se zalotimo, da beremo osmrtnice. Čas pa med tem teče, teče in teče, pomembna naloga pa še vedno ni opravljena. Na koncu nas pa zopet priganja rok, naenkrat se poveča pritisk, stres in naloga na koncu ni opravljena tako kot bi lahko bila.

Kar lahko storiš danes, ne odlašaj na jutri«  (slovenski pregovor)

Ena od uporabnih strategij je, da si rečete, da boste na nalogi delali samo 10 min, kajti najtežje je začeti.  Drug pristop je, da si rezervirate v dnevu časovno okno, v katerem boste delali samo na tej nalogi in izključili vse morebitne motnje.

Napaka št. 6: Ne znamo reči NE

Ali ste mogoče oseba, ki težko reče NE? Kako lahko to ugotovite? Če delate na mnogih projektih, čez dan rešujete težave in probleme drugih, hkrati pa ste vedno v zaostanku z svojimi nalogi, potem ste verjetno takšna oseba.

Ali pa ste mogoče oseba ali manager, ki želi imeti popolno kontrolo nad timom in njihovimi aktivnostmi, pregledate vsak izdelek, ki ga vaš tim ali oddelek pripravi in enostavno nezaupate dovolj svojim sodelavcem, da bodo kvalitetno opravili svoje delo.

Napaka št. 7:  Delovati v stanju prezaposlenosti

Nekateri ljudje enostavno želijo biti pod pritiskom, saj imajo samo takrat občutek, da so uspešni, da delujejo najbolje in da so zaradi tega tudi cenjeni v očeh drugih. Kakšne so njihove značilnosti? Vedno v zadnjem hipu ujamejo rok za izvedbo določene naloge, neskončni e-maili, obložene delovne mize z različnimi dokumenti, vedno dirkajo na sestanek, …

Če delujemo na takšen način, porabljamo ogromno energije in precej jo gre tudi v prazno. Če te energije vsakodnevno ne nadoknadimo, lahko pride do stanja pregorelosti, zdravstvenih težav, …

Raje se malo upočasnimo in se naučimo bolje upravljati s svojim časom.

Napaka št. 8: Opravljanje več nalog hkrati

Zmotno je prepričanje, da naredimo več, če opravljamo več stvari hkrati kot npr. ko se pogovarjamo s stranko, med tem prebiramo in odgovarjamo še na e-maile. Nasprotno, dokazano je, da na takšen način porabimo do 40% več časa, da opravimo z enakim seznamom nalog, kot pa če bi opravljali eno nalogo za drugo in bili popolnoma skoncentrirani nanjo.

Pozabite na opravljanje več nalog hkrati in se poskušajte čim bolj koncentrirati na posamezne naloge.

Napaka št. 9: Odmor je izguba časa

Vsakdo ima dober občutek, ko preteče maraton, prav tako imamo dober občutek, če vemo, da smo sposobni delati 8-10 ur nepretrgoma. Vendar tako kot maratona ne moremo odteči vsak dan, tudi delati od 8 do 10 ur na dan ni učinkovito. Možgani namreč potrebujejo počitek in polnjenje, da lahko kreirajo najboljše ideje in rešitve.

Ne jemljite odmore kot da je izguba časa, takrat se namreč možgani polnijo, naša podzavest pa tako ali tako nikoli ne počiva in nam običajno ravno posreduje najboljše ideje.

Pomislite, kje običajno dobimo najboljše ideje? Pod tušem, na sprehodu, v avtomobilu, …

Priporočljivo je, da si vzamemo 5 minut odmora vsake 2 uri in da ne pozabimo na malico ali kosilo. Kajti če smo lačni, ne moremo biti učinkoviti.

Tudi prazna vreča ne stoji pokonci! (slovenski pregovor)

Napaka št. 10: Neupoštevanje lastnega bioritma

Od bioritma posameznika je odvisno, v katerem delu dneva je najučinkovitejši za določena opravila. Nivo človekove energije se namreč skozi dan spreminja in niha.

Raziščite vaš osebni bioritem in planirajte zahtevne naloge v tistem delu dneva, ko ste polni energije in najbolj produktivni, rutinska opravila (vračanje klicev, pregledovanje e-mailov) pa v tistem delu dneva,  ko nivo osebne energije pade.

Zaključek

Z učinkovitim upravljanem našega časa, lahko v življenju naredimo in dosežemo več, pri tem, da je naše življenje manj stresno in bolj kvalitetno. Vsak posameznik razvije lasten sistem za upravljanje s časom, zgoraj naštete napake so lahko v pomoč pri izvedbi osebne analize.

Rent-a-managerji oz. interim managerji učinkovito opravljajo s svojim časom, saj je od produktivnosti in učinkovitosti odvisna njihova uspešnost in na koncu tudi njihov zaslužek. V podjetju M-3K dajemo temu področju še poseben pomen, saj se zavedamo, da  je slabo upravljanje s časom eno od večjih tveganj pri izvajanju projektov. Pri izdelavi poslovnega profila obravnavamo tudi to področje in damo rent-a-managerjem povratno informacijo, kako izboljšati njihovo upravljanje s časom.

Mito Kot
www.rent-a-manager.si